Autor: Rydoo
Si te preocupa que tus trabajadores lleven un control irregular de sus gastos de viaje y que esto repercuta en tus cuentas y en su productividad, hay dos soluciones para terminar con tu inquietud.
La primera es ayudar a los trabajadores a entender cómo funciona el complicado (y un poco aburrido) mundo de las deducciones de gastos de viaje.
La segunda, más orientada a la práctica, es simplificar el tedioso proceso tanto a tus empleados como a la propia compañía.
Centrémonos de momento en la teoría. Con este artículo pretendemos resumir de forma ligera y comprensible para cualquier lector todo lo que hay que saber para gestionar gastos de viaje en México.
¡Vamos allá!
Tabla de contenidos |
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2. ¿Qué requisitos debes cumplir para deducir los viáticos en México? |
3. ¿Cómo puede Rydoo simplificar tus responsabilidades fiscales y las de toda tu compañía? |
Empecemos por el principio: ¿Qué son los viáticos?
Se consideran viáticos o gastos de viaje toda cantidad económica adicional al salario que se entrega a una persona para su sustento durante un viaje o actividad laboral fuera de su puesto habitual.
El artículo 28 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) establece que se consideran gastos de viaje o viáticos todos los relacionados con el transporte, el hospedaje, la alimentación, el uso o goce temporal de automóviles, la asistencia a seminarios o convenciones y el pago de kilometraje al utilizar un vehículo propio.
Ahora que ya sabemos qué es un viático y los tipos de gastos que entraña dicha categoría, vamos a ver qué hace falta para deducir dichos gastos.Empecemos por el principio: ¿qué son los viáticos?
Se consideran viáticos o gastos de viaje toda cantidad económica adicional al salario que se entrega a una persona para su sustento durante un viaje o actividad laboral fuera de su puesto habitual.
El artículo 28 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) establece que se consideran gastos de viaje o viáticos todos los relacionados con el transporte, el hospedaje, la alimentación, el uso o goce temporal de automóviles, la asistencia a seminarios o convenciones y el pago de kilometraje al utilizar un vehículo propio.
Ahora que ya sabemos qué es un viático y los tipos de gastos que entraña dicha categoría, vamos a ver qué hace falta para deducir dichos gastos.
¿Qué requisitos debes cumplir para deducir los viáticos en México?
De acuerdo con el mencionado artículo de la LISR, para deducir los viáticos se deben cumplir los siguientes requisitos:
Que exista una relación de trabajo o de prestación de servicios profesionales entre la persona que los efectúa y el contribuyente.
Que las personas que reciben viáticos respalden sus gastos con documentación comprobatoria: en el caso del territorio nacional, los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), y si es en el extranjero, la documentación comprobatoria correspondiente.
Que dichos costos tengan lugar a más de 50 kilómetros del establecimiento del contribuyente.
¡Pero, ojo! Incluso cumpliendo estos requisitos, no puedes deducirlos de cualquier manera. Cada tipo de viático cuenta con límites diarios y requisitos específicos para formalizar su deducción:
a) Gastos de transporte: los más fáciles de recordar. No cuentan con limitaciones ni requisitos excepcionales.
b) Gastos de hospedaje: su tope deducible siempre y cuando tengan lugar en el extranjero es de MXN 3850 al día, mientras que en territorio nacional no hay límite establecido. En cualquier caso, siempre deberás adjuntar el comprobante que ampare el gasto de transporte.
c) Gastos de alimentación: el gasto máximo deducible por día es de MXN 750 por beneficiario si se trata de gastos en territorio nacional, y la cifra asciende a MXN 1500 para gastos en el extranjero.
En ambos casos deberás presentar, además de la documentación, el comprobante del hospedaje o transporte y, en caso de aportar solo el comprobante del transporte, el pago deberá haberse hecho con la tarjeta de crédito de la persona que viaja.
d) Uso o goce temporal de automóviles: tanto si el gasto se ha hecho en México como fuera del país, el límite diario deducible asciende a MXN 850 y deberás acompañarlo del comprobante del hospedaje o transporte
e) Gastos de viaje por seminarios o convenciones: en este caso, el gasto debe ir acompañado de un comprobante fiscal que indique el monto desglosado. De no quedar indicado, se deducirá un monto equivalente al límite permitido diario para los gastos de alimentación
f) Pago de kilometraje de la persona beneficiaria: estos gastos, que deberán hacerse siempre en territorio nacional, se deducen por concepto de gasolina, aceite, servicios, reparaciones y refacciones del automóvil del trabajador que usa su propio vehículo para fines laborales.
Su deducción se limita a MXN 0.93 por kilómetro recorrido por el automóvil, y en el ejercicio no puede exceder de veinticinco mil kilómetros; es decir, un importe anual de MXN 23 250.
Además, al presentarlos debes adjuntar los comprobantes del hospedaje de la persona que conduzca el vehículo y separarlos de los comprobantes que acrediten los gastos efectuados por vehículos en propiedad de la compañía.
Tras leer tanto detalle y requisito, seguro que estás deseando que haya algún modo para librarse de tanta regulación. ¡Estás de suerte! Como en toda norma, existe la excepción que confirma la regla.
Existe la posibilidad de no declarar gastos de viaje para las personas físicas que obtengan viáticos hasta por un monto de MXN 500 000, siempre que la suma total de viáticos percibidos no represente más del 10 % del total de los ingresos que les hubiera pagado la empresa por concepto de su salario y otras prestaciones derivadas de su relación laboral.
Por otro lado, los trabajadores pueden no presentar los comprobantes fiscales de hasta un 20 % del total de los viáticos erogados en cada ocasión, sin que dejen de ser un ingreso exento de impuestos. Eso sí, este 20 % no comprobado no puede superar los MXN 15 000 durante un mismo ejercicio, a excepción de los gastos relativos a hospedaje y pasajes de avión.
Los gastos relativos al 80 % restante deben haber sido cubiertos con tarjeta de crédito, de débito o de servicio del empleador, y la parte de los viáticos que el trabajador no gaste, los debe entregar al empleador.
¿Cómo puede Rydoo simplificar tus responsabilidades fiscales y las de toda tu compañía?
Empezamos este artículo animando a las compañías a hacer partícipes a sus trabajadores de sus responsabilidades en el proceso de gestión de los gastos de viaje.
Junto con nuestro socio SYAD, hemos traído a México un sistema de gestión accesible desde cualquier dispositivo y adaptable a la ley nacional para ponérselo más fácil a nuestros clientes locales.
Gracias a esta plataforma en la nube, cualquier trabajador podrá contabilizar sus gastos en tiempo real y olvidarse de cargar con sus comprobantes en papel allá donde vaya. Por su parte, la organización podrá aceptarlos o rechazarlos en tiempo real.
Apóyate en Rydoo para automatizar la gestión de viáticos de tu organización y cumplir con las regulaciones nacionales en unos simples clics.
Originally published 2021-07-26
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